Fakturanummer
Med Debet Faktura blir fakturanummer automatisk generert i programmet. Dette er en funksjonalitet som er påkrevd av myndigheter og regnskapsbyråer er nøye på at dette følges når de utfører regnskapet for deg.
Fakturanummer før internett
Hvordan løste man krav til unike fakturanummer før internett og dataprogrammer kom med automatiske løsninger som Debet Faktura for dette? Det var ikke uvanlig at man tidligere benyttet ferdig trykte blanketter for å sende ut fakturaer. Disse var maskinnummererte fra leverandøren, og man kunne holde orden på fakturanummer på denne måten. Alternativet til dette var at man gjorde denne jobben manuelt. Da kunne det være en utfordring å holde orden på nummereringen mellom hver faktura. Det var ikke alltid man klarte å unngå at et fakturanummer ble gjenbrukt, eller man kunne hoppe over noen numre fra tid til annen. Det har i mange år etter vi har hatt tilgang på datamaskiner vært tilgang til å holde orden på dette i forskjellige dataprogrammer. Disse programmene har som oftest vært kostbare for bedriftene og krevd en del inntekt for at man skulle kunne bruke dem. Andre måtte velge løsninger som ikke ga like sikker oversikt over dette.
Når fakturanumrene ble feil, kunne det være en omfattende prosess å finne ut av av hvilke fakturaer som var betalt. Spesielt om de to fakturaene som hadde samme nummer også hadde samme dato og beløp. Da ville man måtte bruke en del tid på å avklare hvem som hadde betalt inn fakturaen.
Automatisk generering av fakturanummer i Debet.
Fakturaer i Word og Excel
I lang tid har mange, spesielt i mindre bedrifter, basert seg på maler i Word og Excel for å lage fakturaer. Faktura blanketter har da hjulpet med å ivareta kravet til informasjon. Men det skulle da ikke så mye til at fakturaer fikk dupliserte numre. For mindre firmaer var det jo også færre fakturaer man måtte lete gjennom om det ble duplikater, men jobben måtte likevel gjøres. I dag gjør kravene fra myndighetene at man ikke lenger kan benytte denne typen løsninger, men må benytte programmer som Debet Faktura for å sikre at alle numrene er unike. Faktura nummer skal i dag være automatisk generert og ikke være enkelt å endre. Dette er til din egen fordel så du skal slippe administrasjonen man hadde tidligere med dupliserte faktura numre.
Fakturanummer i Debet Faktura
Fakturanummer i Debet Faktura genereres automatisk. På denne måten unngår man fakturaer med dupliserte fakturanummer. Dette er for å ivareta nye og strengere regler til regnskapsføring. Fakturanummer skal genereres automatisk slik at alle numrene er unike og alle fakturaene skal kunne knyttes mot en regnskapspost hos kunden. Får du bokettersyn skal det være mulig for personen som utfører dette å knytte fakturaene til kundene slik at det finnes et dokumentert spor for alle inntektene og utgiftene til ditt firma. Hensikten er å forhindre hvitvasking og svindel.
Oversikt over fakturaene
Med Debet Faktura får du egne fakturanummer for hver faktura, og du har et webbasert verktøy som gir deg fullstendig kontroll over alle dine fakturaer. Du kan opprette fakturaer i programmet ved hjelp av kundeinfo og produktinfo som du allerede har lagt inn i systemet. Deretter kan du raskt sende fakturaen ut til kunde slik at du vet at kunden mottar fakturaen. Om kunden ønsker papirfaktura, er det også mulig. Du kan da enten sende den ut til kunden selv, eller du kan få den sendt ut av oss mot et lite gebyr. Et annet alternativ er EHF faktura som sendes rett til kundens regnskapssystem.
Fakturanummer skal i dag være maskingenerert og skal være unike. Dette kravet gjør at et regnskapsprogram som Debet Faktura er nødvending om du skal fakturere i henhold til lover og regler.