Inkassoregistrering
Inkassoregistrering betyr at du oppretter en sak for oppfølging av et forfalt krav. Målet er å samle riktig informasjon om kravet, skyldneren og dokumentasjonen før saken går videre. Jo bedre grunnlaget er ved registrering, desto enklere blir det å følge opp saken korrekt.
Før du registrerer en inkassosak, bør du kontrollere at kravet er reelt, forfalt og dokumenterbart. Det kan være en ubetalt faktura, en skriftlig avtale, en ordrebekreftelse eller annen dokumentasjon som viser hva skyldneren skylder og hvorfor.
Hva bør du ha klart?
- navn, adresse og kontaktinformasjon til skyldner
- fakturanummer eller annen referanse
- opprinnelig forfallsdato
- hovedbeløp, renter og eventuelle gebyrer
- kopi av faktura, avtale eller annen dokumentasjon
- informasjon om tidligere purring eller inkassovarsel
Er du usikker på varslingsløpet, bør du lese om inkassovarsel og purring før saken sendes videre.
Egeninkasso eller inkassobyrå?
Når du følger opp dine egne krav, kalles det ofte egeninkasso. Skal du derimot drive inn krav for andre som virksomhet, gjelder egne regler og krav til inkassobevilling. For vanlige bedrifter handler inkassoregistrering som regel om å registrere egne ubetalte fakturaer på en ryddig måte.
Slik unngår du feil
Vanlige feil er manglende dokumentasjon, feil skyldner, feil beløp, krav som ikke er forfalt, eller at kunden allerede har bestridt kravet. Hvis kravet er omtvistet, bør du vurdere veien videre før saken behandles som ordinær inkasso. Les mer om inkasso og forliksrådet.
Oppfølging etter registrering
Når saken er registrert, bør du følge status og svare raskt hvis skyldner tar kontakt. Ryddig kommunikasjon og dokumentasjon er viktig både for betaling, dialog og eventuell videre rettslig oppfølging.