Feil på faktura
Har du sendt en faktura med feil, bør du ikke bare slette den og lage en ny som om ingenting har skjedd. En utsendt faktura er salgsdokumentasjon, og regnskapet må vise hva som faktisk har skjedd. Derfor rettes feil normalt med kreditnota, eventuelt etterfulgt av en ny og korrekt faktura.
Feil kan gjelde beløp, MVA, kunde, varelinjer, leveringsdato, betalingsfrist eller beskrivelse av det som er levert. Noen feil er små og kan avklares med kunden, mens andre må korrigeres formelt.
Når bruker du kreditnota?
En kreditnota brukes for å korrigere en tidligere faktura. Den skal vise hvilken faktura den gjelder, og den må ha samme type dokumentasjon som en faktura. Hvis hele fakturaen er feil, kan kreditnotaen nulle den ut. Deretter sender du en ny faktura med riktige opplysninger.
Vil du se mer praktisk hvordan dette gjøres, kan du lese hvordan lage kreditnota. Du bør også ha kontroll på fakturanummer, slik at fakturaserien forblir sporbar.
Vanlige feil på faktura
De vanligste feilene er feil kundeinformasjon, feil organisasjonsnummer, manglende MVA-merking, feil sats, feil antall, feil pris eller for lite presis beskrivelse av varen eller tjenesten. Slike feil kan gjøre fakturaen vanskeligere å bokføre for kunden og mer tidkrevende å følge opp for deg.
Før du sender faktura, bør du derfor kontrollere kunde, beløp, MVA, fakturadato, forfallsdato og betalingsinformasjon. Artikkelen om krav til faktura gir en nyttig sjekkliste.
Hva hvis kunden allerede har betalt?
Hvis kunden har betalt en feil faktura, må du likevel dokumentere korreksjonen. Det kan bety kreditnota, ny faktura og eventuell tilbakebetaling eller tilleggsfakturering. Det viktigste er at faktura, betaling og regnskap henger sammen.
Ved små feil bør du fortsatt være ryddig. En muntlig avklaring med kunden er sjelden nok hvis dokumentasjonen i regnskapet er feil.
Bruk fakturakontroll før utsending
Den beste måten å håndtere feil på, er å unngå dem. Lag en fast rutine for fakturakontroll: sjekk bestilling, avtale, kundeopplysninger, varelinjer, pris og MVA før du sender. Se også fakturakontroll for flere tips.
Med Debet Faktura kan du jobbe mer systematisk med fakturaer, kunder og oppfølging. Det reduserer risikoen for feil og gjør det enklere å rette korrekt hvis noe likevel blir feil.