Unngå feil på faktura
De aller fleste som driver sin egen virksomhet vil på et eller annet tidspunkt oppleve at de sender ut en faktura som inneholder feil. Da ønsker man gjerne at prosessen skal være så enkel som at man bare ser bort i fra den forrige og sender en ny, men så enkelt er det dessverre ikke.
Selv om det kanskje virker kronglete at man faktisk må beholde fakturaen med feil i regnskapet, er det en veldig god grunn til at systemet funker som det gjør. Det aller enkleste ville selvsagt vært å unngå at feilen ble begått i utgangspunktet, men det er ikke alltid like lett. For sikkerhetsskyld tar denne teksten for seg begge utfallene, slik at du vet både hvordan du håndterer feil og hvordan du unngår dem.
Kreditnota
Har man først vært så uheldig at man har sendt ut en faktura med feil må man opprette en kreditnota. En kreditnota er i prinsippet bare en motfaktura til den du allerede har sendt ut. Grunnen til at dette skal gjøres er at man i henhold til regnskapsloven ikke skal ha noen hull i rekken med fakturanummer. Hver eneste faktura som opprettes skal ha sitt helt eget fakturanummer. Mangler et av fakturanumrene i rekken er det rett og slett ulovlig.
Det trenger ikke være komplisert å utstede en kreditnota, og benytter du deg av Debet faktura i din virksomhet er du fire enkle steg unna:
- Trykk på fakturaregister i menyen til venstre
- Velg ønsket faktura som skal krediteres
- Trykk på «Lag kreditnota» i menyen til høyre
- Velg ønsket måte for utskrift av kreditnota
Får man inn en god rutine på å opprette kreditnotaer med en gang feilen oppdages er det et godt utgangspunkt for et ryddig regnskap. Og i tilfeller hvor en ny faktura skal utstedes er dette spesielt viktig.
System
Ifølge bokføringsloven skal det være enkelt å finne frem til en opprettet kreditnota. Et godt system i regnskapet ditt er naturligvis derfor å foretrekke. Grunnen til at dette er lovbestemt er at skattemyndighetene enkelt skal kunne oppspore disse ved en eventuell kontroll av regnskapet. Like tydelig skal det også være hvilken faktura som er annullert.
Hvordan unngå feil på fakturaen?
Den beste måten å rette opp feil på er som nevnt å ikke gjøre feilen i utgangspunktet. En god måte å gjøre dette på er å vite nøyaktig hva som kan gå galt ved utstedelsen av en faktura. Listen under inneholder derfor alle de mulige årsakene til at du blir nødt til å opprette en kreditnota:
- Feil i dato for salg
- Feil i selgers navn og organisasjonsnummer
- Mangelen av bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- Feil i kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
- Feil i beskrivelsen av varen eller tjenesten
- Feil i antallet varer eller tjenester som blir solgt
- Feil i prisen på varen eller tjenesten
- Varen eller tjenesten returneres
- Endringer i avtalen på grunn av feil med vare eller tjeneste
Av feilene som blir nevnt på denne listen er det nok slurvefeilene man enklest kan styre unna. Ved en kjapp dobbeltsjekk av innholdet på fakturaen og på bestillingen man har mottatt finner man fort ut om disse stemmer overens. Verre er det med de to nederste punktene. Man kan ikke forutse om en kunde vil angre på sin bestilling eller om det skjer noe feil med leveransen.