Slik organiserer du finansielle dokumenter på en ryddig måte
God organisering av finansielle dokumenter handler om mer enn orden. Det gjør bokføringen enklere, reduserer risikoen for feil og sparer tid når du skal finne igjen underlag. For mange virksomheter er dette forskjellen på løpende kontroll og unødvendige skippertak.
Hva bør organiseres?
Som hovedregel bør du ha en tydelig struktur for salgsdokumentasjon, inngående fakturaer, kvitteringer, bankunderlag, lønnsunderlag, avtaler og annen dokumentasjon som forklarer tallene i regnskapet. Alt som brukes som grunnlag for bokføringen, bør være lett å finne igjen og koble til riktig postering.
Lag en enkel og konsekvent mappe- eller systemstruktur
Det viktigste er ikke om du jobber med mapper, etiketter eller systemkategorier, men at oppsettet er konsekvent. Del gjerne dokumentene inn etter type og periode, og bruk tydelige navn som gjør det enkelt å søke. Når strukturen er lik hver måned, blir også kontrollen enklere.
Knytt dokumentasjonen tett til bokføringen
Et dokumentarkiv fungerer best når det henger sammen med hvordan regnskapet faktisk føres. Hvis bilag lagres et sted, mens bokføringen skjer uten kobling til underlaget, blir det mer tidkrevende å kontrollere tallene senere. Derfor bør organiseringen støtte arbeidet med føring av bilag og den løpende regnskapsprosessen.
Husk oppbevaring og sikkerhetskopi
Regnskapsmateriale må oppbevares i tråd med bokføringsreglene. Som hovedregel skal bilag og annet regnskapsmateriale oppbevares i 5 år. Oppbevarer du materialet elektronisk, bør du også ha rutiner for sikkerhetskopi og tilgangsstyring, slik at dokumentasjonen er tilgjengelig når du trenger den.
Gjør det enkelt å følge opp avvik
Når dokumentene er godt organisert, blir det lettere å avstemme bank, kontrollere åpne poster og rydde opp i feil. Du slipper å bruke tid på å lete etter kvitteringer eller prøve å huske hvorfor en post ble ført. Det gjør også samarbeidet med regnskapsfører eller revisor enklere.
En ryddig dokumentstruktur er ofte en av de mest lønnsomme forbedringene en liten virksomhet kan gjøre i økonomiarbeidet.