Årsoppgjør dokumentasjon
Årsoppgjøret blir langt enklere når dokumentasjonen er samlet før arbeidet starter. Enten du fører regnskapet selv eller bruker regnskapsfører, er det virksomheten som må kunne dokumentere tallene i regnskapet, skattemeldingen og eventuelt årsregnskapet.
God dokumentasjon gir færre spørsmål, færre feil og bedre kontroll på skatt, mva, eiendeler, gjeld og resultat.
Start med bank og åpne poster
Bankkontoer bør være avstemt mot regnskapet ved årsslutt. Kontroller også ubetalte kundefakturaer og leverandørfakturaer. Åpne poster må være reelle, og gamle feil bør ryddes før årsoppgjøret lukkes.
Samle bilag og fakturaer
Alle kostnader og inntekter må ha dokumentasjon. Det gjelder inngående fakturaer, kvitteringer, utgående fakturaer, kreditnotaer og andre bilag. Bruker du et regnskapsprogram, bør bilagene være knyttet til riktig transaksjon.
Kontroller mva og lønn
Mva-meldinger må stemme med bokføringen. Har virksomheten ansatte, bør lønn, feriepenger, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og a-melding avstemmes. Slike avvik kan gi mye ekstraarbeid hvis de oppdages sent.
Varelager, utstyr og eiendeler
Har virksomheten varelager, maskiner, biler, inventar eller andre eiendeler, må verdiene dokumenteres. Varelager bør telles og vurderes. Investeringer og salg av driftsmidler må være riktig bokført.
Lån, renter og avtaler
Samle årsoppgaver fra bank, låneavtaler, renteoppgaver og dokumentasjon på mellomværende med eiere eller nærstående. I aksjeselskaper bør også aksjonærforhold, utbytte og kapitalendringer være dokumentert.
Årsregnskap og årsberetning
Regnskapspliktige virksomheter må vurdere kravene til årsregnskap, noter og eventuell årsberetning. Små foretak har egne forenklinger, men dokumentasjonen bak tallene må fortsatt være på plass. Se også revisjonsplikt for aksjeselskaper hvis du er usikker på revisjon.
Lag en fast årsoppgjørsliste
Den beste rutinen er å bruke samme sjekkliste hvert år: bank, bilag, faktura, mva, lønn, varelager, lån, eiendeler, skatt, aksjer og protokoller. Kombiner listen med oversikten over frister for næringsdrivende, så blir årsoppgjøret mer forutsigbart.