Masseutsendelse
Når du skal sende mange fakturaer eller like utsendinger samtidig, er det fort gjort å bruke unødvendig mye tid på manuelle steg. Masseutsendelse er nyttig når du vil jobbe mer strukturert og redusere risikoen for feil i gjentakende fakturering.
Hvem har mest nytte av dette?
Masseutsendelse passer særlig godt for foreninger, medlemsorganisasjoner, utleiere og andre som sender mange like fakturaer i samme periode. Det gjelder også virksomheter som fakturerer grupper, klasser, lag eller kunder med faste intervaller.
Hva bør være klart før du sender?
- oppdaterte mottakeropplysninger
- tydelig struktur på hva hver mottaker skal faktureres for
- avklart om alle skal ha lik tekst eller om noe varierer
- kontroll på forfallsdato og utsendingstidspunkt
Ikke bland masseutsendelse med manuelt kaos
Selv om mye kan gjøres samlet, bør du fortsatt ha god oversikt over hver faktura. Derfor er det nyttig å kombinere masseutsendelse med funksjoner som gruppefaktura og gruppefakturering når du sender mange like krav.
Vanlige bruksområder
Foreninger bruker ofte slike løsninger til kontingent og medlemsavgifter, mens andre sender gjentakende krav for kurs, abonnement eller leie. Da kan det også være relevant å se på sider som årskontingent og fakturaprogram for foreninger.
Effektivitet handler også om oversikt
Det viktigste er ikke bare å få alt ut raskt, men å kunne følge opp i etterkant. Derfor bør masseutsendelse henge sammen med gode rutiner for opprettelse, kontroll og videre oppfølging av fakturaene.