Sjekkliste for styrets organisering
Styret i et aksjeselskap har ansvar for at selskapet er forsvarlig organisert. Det betyr at roller, beslutninger, økonomioppfølging og dokumentasjon må være tydelige nok til at selskapet kan drives trygt og ryddig.
For små aksjeselskaper er styret ofte lite, og eier, styreleder og daglig leder kan være samme person. Nettopp da er det ekstra viktig å ha en enkel sjekkliste, slik at formelle krav ikke glemmes i den daglige driften.
1. Kontroller roller og registreringer
Start med å kontrollere at styremedlemmer, styreleder, eventuell daglig leder, signatur og prokura er riktig registrert. Endringer i roller bør meldes og dokumenteres. Se også selskapets ledelse for en bredere gjennomgang av roller i AS.
2. Avklar hvordan styret skal arbeide
Aksjeloven krever ikke et fast antall styremøter per år, men styret må behandle saker når det er behov. Lag derfor en enkel årsplan med faste temaer: budsjett, regnskapsrapportering, likviditet, årsregnskap, større avtaler og strategiske beslutninger.
Styrets arbeid bør tilpasses risikoen og størrelsen på selskapet. Et lite holdingselskap trenger en annen rytme enn et driftsselskap med ansatte, varelager og løpende kundekontrakter.
3. Sørg for gode styrepapirer
Styret bør få et beslutningsgrunnlag før viktige saker behandles. Det kan være regnskapsrapporter, kontoutskrifter, budsjett, kontrakter, tilbud, risikovurderinger eller forslag til vedtak. God forberedelse gjør protokollen mer presis og reduserer risikoen for uklare beslutninger.
4. Før styreprotokoll
Styreprotokollen dokumenterer hva styret har behandlet og besluttet. Den bør vise tid, deltakere, behandlingsmåte, sak, vedtak og eventuelle merknader. Les mer om selskapets lovpålagte protokoller hvis du vil sikre at dokumentasjonen er komplett.
5. Følg økonomien løpende
Styret må holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling. Det betyr ikke at styret skal føre regnskapet selv, men at styret må forstå rapportene og reagere dersom egenkapital, likviditet eller resultat utvikler seg negativt. Et godt regnskapsprogram gjør dette enklere.
6. Sjekk vedtekter og selskapsdokumenter
Vedtektene bør stemme med hvordan selskapet faktisk drives. Ved endringer i navn, formål, aksjekapital eller aksjeklasser må vedtektene og selskapets dokumenter oppdateres. Les mer om vedtekter og stiftelsesdokumenter for AS.
7. Ha rutiner for habilitet og nærstående avtaler
Styret bør være bevisst på inhabilitet, avtaler med aksjonærer, lån, utbytte og transaksjoner med nærstående. Slike saker bør behandles grundig og dokumenteres tydelig. Det er bedre å bruke litt ekstra tid på protokollen enn å mangle dokumentasjon senere.
En enkel styresjekk før året avsluttes
- Er roller og signatur riktig registrert?
- Er styremøter og generalforsamling dokumentert?
- Har styret vurdert økonomi, egenkapital og likviditet?
- Er årsregnskap og eventuell årsberetning behandlet?
- Er vedtekter, aksjeeierbok og protokoller oppdatert?
Bruk sjekklisten sammen med årsoppgjør dokumentasjon og selskapskapitalen etter aksjeloven for å få bedre kontroll gjennom året.