Utestående faktura
En utestående faktura er en faktura som er sendt, men ikke betalt. Det kan skyldes en enkel forglemmelse, feil betalingsinformasjon, uenighet om leveransen eller manglende betalingsevne hos kunden. Uansett årsak bør du følge opp ryddig og dokumentere hva som skjer.
God oppfølging starter med oversikt. Når du ser hvilke fakturaer som er åpne, hvilke som har passert forfall, og hvilke kunder som ofte betaler sent, blir det enklere å prioritere riktig.
Start med å kontrollere fakturaen
Før du purre eller går videre, bør du kontrollere at fakturaen er sendt til riktig mottaker, at betalingsfristen er passert, og at fakturainnholdet stemmer. En enkel fakturakontroll kan avklare om det finnes feil som bør rettes før saken følges opp.
Det er også lurt å se om kunden har meldt innsigelse. Hvis kravet er omtvistet, bør saken håndteres annerledes enn en vanlig for sen betaling.
Purring og inkassovarsel
Hvis fakturaen bare er forsinket, kan en tydelig purring være nok. Purringen bør være konkret, høflig og vise hvilken faktura det gjelder, beløp, forfallsdato og hvordan kunden kan betale.
Når saken må tas videre, er det viktig å bruke riktig steg. Les mer om når du kan sende purring eller inkassovarsel, slik at du skiller mellom vanlig påminnelse og formell videre oppfølging.
Hold dokumentasjonen samlet
En utestående faktura blir enklere å følge opp når faktura, kundeopplysninger, tidligere dialog og betalingshistorikk ligger samlet. Da ser du raskt hva som er gjort, og hva neste steg bør være.
Hvis saken går videre, kan dokumentasjonen være avgjørende. Det gjelder særlig hvis kunden bestrider kravet eller hvis saken må vurderes som del av en bredere inkassoprosess.
Når bør saken sendes videre?
Hvis kunden fortsatt ikke betaler etter ryddig oppfølging, kan det være aktuelt å vurdere inkassotjenester eller egeninkasso. Da bør du ha kontroll på frister, kommunikasjon og hvilke kostnader som eventuelt kan kreves.
Du kan også lese om forsinkelsesrente for å forstå hvordan renter på forsinket betaling fungerer.