Registrering av inngående balanse
Inngående balanse er startpunktet for regnskapet i en ny periode eller i et nytt system. Når åpningstallene er riktige, blir videre bokføring, avstemming og rapportering langt enklere. Når de er feil, blir avvikene gjerne med deg lenge. Derfor bør registreringen gjøres som en kontrollert oppgave og ikke som en rask importjobb du håper stemmer.
Hva menes med inngående balanse?
Inngående balanse er saldoene du tar med deg inn i en ny regnskapsperiode. Har virksomheten eksistert fra før, skal tallene normalt bygge på avsluttet og kontrollert balanse fra forrige periode. Er virksomheten ny, er inngående balanse ofte enkel og kan i starten bestå av for eksempel bankinnskudd, aksjekapital eller eierinnskudd.
Hvis du trenger en rask oppfriskning, kan du lese mer om grunnleggende inngående balanse før du registrerer tallene.
Start med riktig dokumentasjon
Det beste grunnlaget er en avstemt sluttbalanse fra forrige system eller forrige regnskapsår. I tillegg bør du ha underlag som viser hva tallene består av: bankutskrifter, åpne kunde- og leverandørposter, låneoversikter, mva-poster og eventuelle anleggsmidler. Jo bedre dokumentasjon du har, desto enklere blir det å kontrollere tallene senere.
Hvilke poster bør registreres?
Som hovedregel bør du registrere alle vesentlige balanseposter som eksisterer på starttidspunktet. Det kan være bank, kundefordringer, leverandørgjeld, lån, mva, anleggsmidler og egenkapital. Hvis virksomheten har åpne poster, er det ofte en fordel å registrere dem mest mulig detaljert i stedet for bare å legge inn summer.
Er du usikker på hvordan postene henger sammen, kan artikkelen om aktiva, passiva og egenkapital gjøre registreringen lettere å forstå.
Slik går du frem steg for steg
- Hent ut kontrollert sluttbalanse fra tidligere periode eller system.
- Kontroller at bank, fordringer, gjeld og egenkapital er dokumentert.
- Registrer saldoene på riktige kontoer.
- Legg inn åpne kunde- og leverandørposter detaljert hvis systemet skal følge dem videre.
- Avstem balansen før du starter ordinær bokføring.
Hva gjør du hvis balansen ikke stemmer?
Når eiendeler ikke er lik summen av gjeld og egenkapital, er det et tydelig signal om at noe mangler eller er registrert feil. Begynn med bank, kundefordringer, leverandørgjeld og eventuelle lån. Gå deretter tilbake til datoen du bygger inngående balanse på. Mange feil skyldes at poster er hentet fra ulike tidspunkter eller lagt på feil konto.
Du finner flere typiske spørsmål og avklaringer i vanlige spørsmål om inngående balanse.
Ved overgang til nytt system
Når du bytter løsning, er det ekstra viktig å være tydelig på hva som er importert, hva som er registrert manuelt, og fra hvilken dato tallene gjelder. En god praksis er å dokumentere valgene du gjør underveis. Da blir det enklere å forklare tallene for regnskapsfører, revisor eller andre som skal kontrollere oppsettet.
Se også våre råd om overgang til Debet Regnskap hvis du er midt i et systemskifte.
Kontroll før du går videre
Før du begynner med vanlig bokføring, bør du ta en siste gjennomgang av åpningstallene. Når inngående balanse er kvalitetssikret tidlig, blir resten av året enklere å følge opp. Det er langt bedre å bruke litt ekstra tid på starten enn å rydde opp i gamle feil senere.