Håndtering av kontanttransaksjoner og bankutskrifter
Kontanttransaksjoner og bankbevegelser krever ekstra orden. Her oppstår det ofte små avvik som senere blir tidkrevende å rydde opp i. Med gode rutiner for dokumentasjon og avstemming får du bedre kontroll og et regnskap som er lettere å stole på.
Hvorfor dette området er ekstra utsatt
Kontantbevegelser er mer sårbare for feil enn vanlige fakturatransaksjoner. Det kan være småkjøp uten god nok dokumentasjon, dagsoppgjør som ikke stemmer, eller banktransaksjoner som bokføres uten tilstrekkelig forklaring. Når slike poster får hope seg opp, blir det vanskelig å se hva som faktisk har skjedd.
Kontantsalg krever faste rutiner
Har virksomheten kontantsalg, må du ha kontroll på dagsoppgjøret. Kontantbeholdning, terminalrapporter og kasserapporter må stemmes av løpende. Eventuelle differanser bør forklares med en gang. Jo lenger du venter, desto vanskeligere blir det å finne årsaken.
Den løpende bokføringen blir også enklere når du har en klar rutine for føring av bilag og vet hvilket underlag som skal følge hver postering.
Bankutskriften er et kontrollverktøy
Bankutskriften viser hvilke penger som faktisk har gått inn og ut av kontoen, og er derfor et sentralt grunnlag for avstemming. Men bankutskriften forteller sjelden hele historien alene. Den må kobles mot fakturaer, kvitteringer, lønnskjøring eller annen dokumentasjon som forklarer transaksjonen.
Hva bør stemmes av?
- Bankkonto mot bokført banksaldo.
- Kontantbeholdning mot dagsoppgjør og registrert kontantsalg.
- Korttransaksjoner mot terminalrapporter.
- Overføringer mellom kontoer mot begge sider i regnskapet.
- Private uttak og innskudd mot korrekt konto og dokumentasjon.
Vanlige feil
Typiske feil er at samme banktransaksjon bokføres to ganger, at innbetalinger blir stående uavklart, eller at private og virksomhetsrelaterte bevegelser blandes. Det er også vanlig å bruke banklinjen som eneste dokumentasjon, selv om bilag mangler. Det skaper svakheter både i kontrollen og i rapporteringen.
Hvis dokumentene ligger spredt, anbefaler vi å kombinere denne rutinen med bedre organisering av finansielle dokumenter.
Slik gjør du avstemmingen enklere
Før transaksjonene ofte, bruk faste beskrivelser der det er mulig, og følg opp avvik mens de fortsatt er ferske. Mange små virksomheter opplever at månedlig bankavstemming og jevnlig kontroll av kontantsalg er nok til å holde god orden. Problemer oppstår som regel først når oppfølgingen utsettes for lenge.
Du kan også se hele sammenhengen i oversikten over regnskapsprosessen hvis du vil bygge bedre rutiner fra start.
Målet er sporbarhet
Et godt regnskap skal gjøre det mulig å følge pengestrømmen fra dokumentasjon til bokføring og videre til rapport. Når kontanttransaksjoner og bankutskrifter håndteres riktig, får du både bedre kontroll i hverdagen og et langt bedre grunnlag for årsoppgjør, mva og intern oppfølging.