Fakturaregler for privatpersoner
Det er lett å blande sammen en betalingsoppfordring, en kvittering og en faktura. For privatpersoner er forskjellen viktig. En faktura er ikke bare et dokument med et beløp og et kontonummer. Den er salgsdokumentasjon, og den må kunne brukes av kjøper og selger som grunnlag for regnskap, skatt og eventuell merverdiavgift.
Skal du selge noe én gang, gjøre et enkelt oppdrag eller få betalt av en bedrift, bør du derfor først avklare hvilken rolle du har. Driver du næringsvirksomhet, må du normalt ha organisasjonsnummer og følge kravene til faktura. Er du privatperson som får honorar eller lønn for et oppdrag, kan det være oppdragsgiver som skal rapportere betalingen som lønn eller honorar i stedet. Les også guiden om organisasjonsnummer og fakturering.
Kan privatpersoner sende faktura?
En privatperson kan sende et betalingskrav eller avtale betaling for et privat salg, men det er ikke alltid det bør kalles en faktura i bokføringsmessig forstand. Når en bedrift skal føre kostnaden i regnskapet, trenger den dokumentasjon som tilfredsstiller kravene til salgsdokumentasjon. Mangler dokumentet selgers organisasjonsnummer, fakturanummer eller nødvendig spesifikasjon, kan det skape problemer for mottakeren.
Har du begynt å ta betalte oppdrag jevnlig, markedsfører tjenester eller har aktivitet med sikte på overskudd, bør du vurdere om du driver virksomhet. Da er neste steg ofte å registrere enkeltpersonforetak eller aksjeselskap, slik at du kan fakturere ryddig og følge reglene. Er du usikker på skillet, kan artikkelen om å sende faktura som frilanser være et nyttig startpunkt.
Hva må en faktura inneholde?
En faktura skal gjøre det klart hvem som selger, hvem som kjøper, hva som er levert, når det er levert og hva kunden skal betale. Den bør også ha betalingsfrist, fakturanummer og en tydelig beskrivelse av varen eller tjenesten. Er selger registrert i Merverdiavgiftsregisteret, må MVA håndteres riktig og bokstavene MVA brukes etter organisasjonsnummeret.
For deg som fakturerer betyr dette at et tilfeldig Word-dokument eller en e-post med kontonummer ofte ikke er godt nok. Se også krav til faktura for en mer praktisk oversikt over hva som bør være med.
Når bør du ikke fakturere som privatperson?
Du bør være forsiktig med å sende faktura som privatperson hvis oppdraget ligner arbeid for en arbeidsgiver, hvis betalingen egentlig er honorar, eller hvis oppdragsgiver skal rapportere beløpet. For en bedrift kan feil behandling føre til feil lønnsrapportering, feil skattetrekk eller mangelfull dokumentasjon.
Det samme gjelder hvis du prøver å fakturere med MVA uten å være registrert for MVA. Merverdiavgift skal ikke legges på bare fordi kunden er en bedrift. MVA følger registreringen og avgiftsreglene, ikke hvem som kjøper.
Slik gjør du det ryddig
Start med å finne ut om inntekten er privat salg, hobby, lønn/honorar eller næringsvirksomhet. Deretter velger du dokumentasjon som passer. Ved næringsvirksomhet er et fakturaprogram den tryggeste løsningen, fordi fakturanummer, kundeinformasjon, betalingsfrist og historikk håndteres mer systematisk.
Skal du sende faktura fra privatperson til bedrift, bør du også lese faktura fra privat til bedrift og fakturering og skatt for privatpersoner. Da får du bedre kontroll på både dokumentasjon og skattemessig behandling før du sender kravet.