Fakturaregler for privatpersoner
Uansett hvilken bransje du opererer i som frilanser, vil du på et eller annet tidspunkt måtte stille deg spørsmål om hvilke regler som gjelder for fakturering. Hva skal en faktura inneholde? Hvordan oppretter jeg en faktura? Kan man fakturere uten eget foretak?
Til å begynne med kan det virke både abstrakt og ukjent, men bak spørsmålet skjuler det seg et relativt enkelt svar: fakturaen skal inneholde all informasjon som er nødvendig for å dokumentere salget av en tjeneste eller vare. Med dette i bakhodet vil det kanskje være enklere å forstå hvorfor reglene er som de er. Innholdet på en faktura består hovedsakelig av informasjon om kunde, selger og vare/tjeneste.
- Kundens navn og adresse og/eller organisasjonsnummer
- Antall arbeidstimer/dager/prosjekt
- Fakturabeløpet
- Eventuelle kostnader i forbindelse med jobben
Det er også viktig at fakturaen du sender har et fakturanummer som enten er forhåndstrykt på fakturaene du benytter deg av eller som du får tildelt av fakturaprogrammet du benytter deg av. Rekken av fakturanummer skal være komplett i regnskapet ditt. Altså, under ingen omstendigheter er det godtatt hull i rekken av fakturanummer. Vær derfor oppmerksom på dette hvis du utformer dine egne fakturaer. Oppretter du dine fakturaer gjennom Debet kan du derimot være trygg på at alle fakturanummer i rekken er inkludert.
Regelen om at fakturarekken skal være komplett er altså gjeldende selv i tilfeller hvor fakturaen din er sendt feil eller inneholder feil i pris, vare, tjeneste eller lignende. Når du har sendt ut en faktura og du senere oppdager at du har fakturert feil, eller at kunden ønsker å returnere noe, så må det gjøres en korreksjon av beløpet som skal betales inn. Man kan ikke endre på en faktura som allerede er sendt til kunden, da regnskapsloven krever at alle fakturaer skal ha maskinell nummerering og at de ikke skal slettes eller endres etter de er sendt ut. For å korrigere denne feilen må man derfor sende ut en kreditnota.
Kreditnota
En kreditnota skal inneholde den samme informasjonen som en faktura, men skal tydelig merkes med «Kreditnota» slik at den ikke kan forveksles med en vanlig faktura. Det er også viktig å være oppmerksom på at enhver faktura eller kreditnota som sendes må oppbevares i minst fem år som dokumentasjon i tilfelle bokettersyn.
Hvordan opprette en faktura?
Den enkleste måten å opprette en faktura på er definitivt gjennom et fakturaprogram som Debet. Det eneste du da trenger å gjøre er å fylle inn den nødvendige informasjonen for salget, så tar programmet seg av selve utformingen og tildeling av fakturanummer.
I løpet av bare noen sekunder har du opprettet en faktura som er klar til å sendes. Denne prosessen vil etter hvert som du fakturerer også bare bli kortere og kortere. Dette på grunn av at faktureringsprogrammet tilpasser seg dine varer, tjenester og kunder for hver gang du fakturerer.
Skal du på et senere tidspunkt fakturere for den samme varen eller tjenesten til samme pris, og en tidligere kunde, er det bare å klikke seg frem til riktig kombinasjon av informasjon for å opprette en faktura.
Det er altså relativt enkle standarder for hvordan en faktura skal utformes, hvor man gjør det og hvem som kan sende den. Likevel er det viktig å holde tunga rett i munnen for å gjøre det riktig, da et lite avvik fra reglene kan gjøre fakturaen ugyldig som salgsdokumentasjon.