Aksjeselskapets lovpålagte protokoller
Et aksjeselskap må dokumentere viktige beslutninger. Protokoller og selskapsdokumenter viser hvem som har vedtatt hva, når beslutningen ble tatt, og hvilket grunnlag selskapet har for endringer, avtaler og registreringer.
Styreprotokoll
Styret skal føre protokoll fra styrebehandlingen. Protokollen bør vise tid og sted, hvem som deltok, behandlingsmåte, hvilke saker som ble behandlet og hvilke beslutninger som ble truffet. Ved uenighet bør det fremgå hvem som stemte for og imot.
Generalforsamlingsprotokoll
Generalforsamlingen er eiernes formelle møte. Beslutninger om årsregnskap, styrevalg, vedtektsendringer og andre eierbeslutninger bør dokumenteres i protokoll. Dette er særlig viktig når selskapet senere skal sende inn endringer til offentlige registre.
Aksjeeierbok
Aksjeselskaper skal ha oversikt over aksjeeierne. Aksjeeierboken bør holdes løpende oppdatert med eier, antall aksjer og relevante opplysninger om aksjene. Ved eierskifter bør dokumentasjonen være ryddig og sporbar.
Andre dokumenter som bør være lett tilgjengelige
- vedtekter
- stiftelsesdokument
- firmaattest og registreringsmeldinger
- protokoller fra styre og generalforsamling
- avtaler mellom selskapet og eiere eller nærstående
Praktiske rutiner
Oppbevar dokumentene samlet og sikkert. Bruk tydelige filnavn, dater dokumentene og sørg for at signaturer er på plass. Når selskapet skal endre navn, styre, adresse eller aksjekapital, blir gode protokoller og vedlegg avgjørende.