Inkassogebyr
Når en faktura ikke blir betalt, er det lett å tro at alle ekstra kostnader bare kan legges på automatisk. Slik er det ikke. Inkassogebyr og andre kostnader i inkassoløpet forutsetter at du følger riktige frister og sender riktige varsler.
Hvilke kostnader snakker vi om?
Begrepet brukes ofte litt bredt, men i praksis er det vanlig å skille mellom purregebyr, gebyr for inkassovarsel, gebyr for betalingsoppfordring ved egeninkasso og øvrige inkassokostnader. Det er derfor nyttig å se inkassogebyr i sammenheng med inkassosalær.
Frister kommer først
Det holder ikke å vite satsene. Du må også følge riktig saksgang. Hvis purring, inkassovarsel eller betalingsoppfordring sendes på feil tidspunkt eller med feil innhold, kan gebyret falle bort selv om kravet ellers er reelt.
Vanlige misforståelser
- at du alltid må sende mange purringer før inkassovarsel
- at alle ubetalte krav kan belastes med gebyr med én gang
- at omtvistede krav kan behandles som vanlige inkassosaker
- at gamle satser fortsatt gjelder
Skill mellom gebyr og rente
Inkassogebyr er ikke det samme som forsinkelsesrente. Rente beregnes ut fra tiden kravet står ubetalt, mens gebyrer og inkassokostnader følger egne regler og egne steg i prosessen.
Bruk oppdaterte satser og god dokumentasjon
Det tryggeste er å bruke oppdaterte oversikter og samtidig sørge for god dokumentasjon på hva kravet gjelder, når det forfalt og hvilke varsler som er sendt. Da blir det enklere å kreve riktige beløp og forklare dem hvis kunden stiller spørsmål.