Fakturaunderlag
Fakturaunderlag er dokumentasjonen som viser hvorfor en faktura er sendt og hva kunden faktisk skal betale for. Jo bedre underlaget er, desto lettere blir det å fakturere riktig, svare på spørsmål og håndtere eventuelle innsigelser.
Hva kan være et fakturaunderlag?
- tilbud eller avtale
- bestilling eller ordrebekreftelse
- timelister, leveransebeskrivelse eller rapport
- signert overlevering eller annen bekreftelse på levering
- korrespondanse som dokumenterer hva som er avtalt
Hvorfor er underlaget så viktig?
Hvis kunden spør hva fakturaen gjelder, er det fakturaunderlaget som gir svaret. Det er også her du ser om pris, dato, mengde og leveranse faktisk stemmer før fakturaen sendes. Godt underlag gjør det enklere å jobbe med fakturakontroll og reduserer behovet for senere rettelser.
Underlag er ikke det samme som selve fakturaen
Fakturaen er salgsdokumentasjonen som sendes kunden. Fakturaunderlaget er informasjonen bak fakturaen. Når disse to henger godt sammen, blir det også enklere å oppfylle kravene til faktura og å dokumentere hvorfor beløpet er riktig.
Når bør du samle underlaget?
Det beste er å gjøre det løpende. Hvis underlag først samles lenge etter levering, øker risikoen for feil, manglende vedlegg og uklare avklaringer med kunden. Da blir også fakturagrunnlaget svakere.
Bruk underlaget aktivt
Et godt fakturaunderlag er ikke bare noe du lagrer i tilfelle noen spør. Det er et praktisk verktøy for å sende riktige fakturaer, håndtere spørsmål raskt og rette feil på en ryddig måte hvis det skulle bli nødvendig å lage kreditering av faktura.