Postlegging av faktura og brev
Selv om mye sendes digitalt, er det fortsatt mange virksomheter som trenger å sende fakturaer, purringer eller andre brev på papir. Postlegging er nyttig når mottakeren ønsker papirpost, når du sender mange utsendinger samtidig, eller når du vil slippe utskrift, bretting og konvoluttering selv.
Når passer postlegging?
- når kunder eller medlemmer foretrekker papirfaktura
- når du skal sende mange brev i én runde
- når du vil bruke mindre tid på administrasjon
- når du trenger en mer forutsigbar utsendingsprosess
Dette bør være på plass før du sender
Før du bestiller postlegging, bør du kontrollere at navn, adresser, forfallsdatoer og dokumentinnhold er riktige. Det er også smart å ha oversikt over hvilke mottakere som heller bør få dokumentet digitalt. Jo bedre datagrunnlaget er, desto færre feil får du i utsendingen.
Fordeler ved å sette bort selve utsendingen
Den største gevinsten er vanligvis tid. Når du slipper den manuelle håndteringen, kan du bruke mer tid på fakturering, oppfølging og kundedialog. For virksomheter som sender mange dokumenter jevnlig, kan postlegging også gi en mer stabil rutine enn å gjøre alt internt.
Postlegging eller digital utsending?
Det ene utelukker ikke det andre. Mange kombinerer papirpost for noen mottakere med online faktura eller digital utsending for andre. Har du store volum, kan det også være nyttig å se dette i sammenheng med masseutsendelse og løpende rapportering.
Hvem har mest nytte av tjenesten?
Postlegging er særlig aktuelt for foreninger, utleiere, virksomheter med gjentakende utsendinger og bedrifter som håndterer mange kunder samtidig. Når du sender få dokumenter, er gevinsten mindre. Når volumet øker, blir gevinsten ofte tydeligere.
Start enkelt og bygg rutinen videre
Hvis du først og fremst vil gjøre utsendingen ryddigere, kan du begynne med én konkret arbeidsflyt og deretter bygge videre. Les gjerne også om å sende regning og bruk oversikt og rapporter for å følge med på hva som faktisk er sendt.