10 smarte tips for fakturering
Gode faktureringsrutiner gjør det enklere å få betalt i tide. De gjør også regnskapet mer oversiktlig og reduserer risikoen for feil når du skal dokumentere salg, levere mva-melding eller følge opp en kunde som ikke betaler.
Her er ti praktiske grep som passer for både små bedrifter, frilansere og virksomheter med mange kunder.
1. Send fakturaen så raskt som mulig
Ikke vent til slutten av måneden hvis oppdraget allerede er levert. Jo raskere du fakturerer, desto raskere kan kunden betale, og desto enklere blir det å huske hva som er levert.
2. Bruk et fakturaprogram
En faktura bør ikke lages som et løst dokument med manuell nummerering. Et fakturaprogram hjelper deg med fortløpende fakturanummer, kundeopplysninger, betalingsinformasjon og historikk.
3. Kontroller kundeopplysningene
Sjekk navn, adresse, organisasjonsnummer og eventuell referanse før du sender. Feil mottaker eller manglende referanse kan gjøre at fakturaen blir liggende ubehandlet hos kunden.
4. Beskriv varen eller tjenesten tydelig
Kunden bør forstå hva fakturaen gjelder uten å spørre. Bruk klare linjetekster, riktig antall, riktig pris og eventuelt perioden arbeidet gjelder.
5. Sett riktig forfallsdato
Forfallsdatoen bør være tydelig. Har du avtalt betalingsfrist med kunden, må fakturaen følge avtalen. Har du ikke avtalt noe, bør du bruke en fast standard som passer virksomheten.
6. Vær nøye med mva og Foretaksregisteret
Er virksomheten registrert i Merverdiavgiftsregisteret, må mva behandles riktig. For aksjeselskaper og enkelte andre foretak må også Foretaksregisteret fremgå på fakturaen. Les mer om krav og praktisk bruk i artikkelen om fakturering.
7. Ha rutine for kreditnota
Har du sendt feil faktura, bør du normalt rette med kreditnota, ikke bare endre en utsendt faktura. Se også hvordan lage kreditnota.
8. Følg med på åpne poster
Bruk fakturaoversikten aktivt. Da ser du hvilke kunder som har betalt, hvilke fakturaer som nærmer seg forfall, og hvilke som må følges opp.
9. Følg opp på en ryddig måte
Når en faktura ikke blir betalt, bør du ha en fast rutine for purring, eventuelt purregebyr og senere inkassovarsel. Da blir prosessen lik fra gang til gang.
10. Knytt faktureringen til regnskapet
Når fakturaer, innbetalinger og bilag henger sammen, blir regnskapet mer presist. Det sparer tid og gjør det enklere å se hvordan bedriften faktisk ligger an.