« Tilbake (Debet Regnskap Ordbok)
Reiseutgifter
Reiseutgifter er de kostnadene en virksomhet betaler i forbindelse med reiser som ikke er regelmessige. Disse kostnadene må godkjennes av arbeidsgiver og skal ha en relevant tilknytning til jobben. Reiseutgiftene sørger altså for at arbeidstakeren selv slipper å betale for jobbreisen.
Hvordan en virksomhet velger å dekke sine reiseutgifter varierer. Dette på grunn av at det finnes flere ulike måter å dekke utgifter på, og at hva som er mest gunstig for en virksomhet ikke nødvendigvis fungerer like godt for en annen. De tre vanligste måtene å dekke reiseutgifter på er:
- Refusjon
- Utgiftsgodtgjørelser
- Administrativ forpleining
Å dekke reiseutgiftene med gjennom refusjon vil si at arbeidsgiveren dekker de faktiske kostnadene for reisen. Forløpet her er at arbeidstakeren legger ut for utgiftene til reise, kost og losji, og får det nøyaktige beløpet tilbakebetalt etter først å ha henvist til sine kjøpskvitteringer.
Dekkes reiseutgiftene med utgiftsgodtgjørelse vil det si at arbeidstakeren mottar en forhåndsbestemt sum som skal være tilstrekkelig til å dekke de utgiftene som kommer i forbindelse med reisen. I dette tilfellet står arbeidstakeren fritt til å velge om de selv vil spe på litt ekstra og reise med høyere standard, eller bruke mindre penger enn godtgjørelsen tilsier for å sitte igjen med litt penger selv.
Ved administrativ forpleining blir hele reisen på forhånd bestilt og betalt av arbeidsgiver, og arbeidstakeren kan legge ut på tur med bare reservasjonene hen mottar av virksomheten.
Arbeidsgiver og arbeidstaker blir på forhånd enige om hvor stor del av reiseutgiftene som skal dekkes. Mottar arbeidstakeren mer penger til reisen enn det den faktisk koster er det å regne som en inntekt, og arbeidstakeren skal derfor betale skatt for disse midlene.
Kostnadene som regnes for å være reiseutgifter i jobbsammenheng kan ikke være av fast karakter. Det vil si at utgifter til privatbil eller månedsbilletter for buss eller lignende ikke er å regne som reiseutgifter. Dette delvis på grunn av at disse utgiftene ikke utelukkende dekker reiser til og fra jobben hver dag, men også personlige ærender.