« Tilbake (Trenger du hjelp eller veiledning?)
Lage fakturakladd
En fakturakladd er nyttig når du vil gjøre ferdig mye av arbeidet nå, men vente med selve utsendelsen. Det kan være fordi du mangler noen opplysninger, venter på godkjenning eller ønsker å samle flere detaljer før dokumentet sendes til kunden.
Kladdfunksjonen gjør det enklere å jobbe strukturert uten å risikere at en uferdig faktura blir sendt for tidlig.
Når passer det å bruke kladd?
- når kundeinformasjon eller prisgrunnlag ikke er helt ferdig
- når flere i virksomheten må kontrollere fakturaen
- når du vil bygge opp fakturaen litt etter litt
- når fakturaen skal sendes på et bestemt tidspunkt senere
Hvis du ofte oppretter mange fakturaer i løpet av en uke, er det smart å kombinere kladd med gode rutiner for å opprette faktura og et oppdatert kunderegister.
Hva bør være klart før du sender?
Før kladden gjøres om til endelig faktura, bør du kontrollere kundeopplysninger, vare- eller tjenestelinjer, datoer, forfall og totalsummer. Det er også lurt å se om du har brukt riktig tekst og beskrivelse, særlig hvis fakturaen skal være lett å forstå for kunden.
Her kan det være nyttig å kombinere kladdarbeidet med guider som legg inn nye kunder og endre informasjon på kunder.
Fordelen med kladd i en travel hverdag
Kladd gjør det lettere å ta små steg i stedet for å måtte gjøre alt ferdig i én økt. Det passer godt hvis du jobber fra mobil eller nettbrett, eller hvis du ofte blir avbrutt mens du fakturerer.
Unngå den vanligste feilen
Den vanligste feilen er å tro at fakturaen er ferdig bare fordi kladden ligger i systemet. Sørg for en fast rutine der kladder blir fulgt opp og enten sendt, korrigert eller slettet. Da blir ikke halvferdige dokumenter liggende og skape usikkerhet senere.