« Tilbake (Ofte stilte spørsmål (FAQ))
Fakturaen er betalt, men innbetalingen er ikke registrert
Det hender at kunden har betalt, men at fakturaen fortsatt står som åpen. Før du purrer eller sender videre oppfølging, bør du derfor kontrollere hva som faktisk har skjedd. Ofte handler det om manglende referanse, forsinket bankføring eller at betalingen ikke er koblet mot riktig faktura.
Hva bør du sjekke først?
Start med å kontrollere beløp, dato og hvilken konto betalingen skulle inn på. Sjekk deretter om kunden har brukt riktig KID eller annen referanse. Hvis betalingen er kommet inn, men ikke koblet til fakturaen, kan det være nødvendig å gå gjennom registrering av innbetaling eller bruke fakturaoversikten for å finne riktig dokument.
Hvorfor er dette viktig?
Hvis du følger opp for tidlig, kan du i verste fall purre en kunde som allerede har gjort opp. Det skaper unødvendig friksjon og ekstra arbeid. Derfor bør du alltid kontrollere dokumentasjonen grundig først. Det kan også være nyttig å hente frem fakturakopi hvis du må sammenligne hva som faktisk ble sendt til kunden.
Når går du videre med oppfølging?
Hvis betalingen ikke finnes, eller hvis det fortsatt er uklart hva som har skjedd, kan du vurdere neste steg i oppfølgingen. Da er det viktig å vite om det er en vanlig forsinkelse, en registreringsfeil eller et reelt mislighold. Først når dette er avklart, er det naturlig å se på purring eller inkassovarsel.