« Tilbake (Ofte stilte spørsmål (FAQ))
Fakturakopi
En fakturakopi er nyttig når kunden trenger dokumentasjonen på nytt, når du selv vil kontrollere hva som faktisk ble sendt, eller når regnskapet trenger en kopi av et eldre salgsdokument. Derfor bør det være enkelt å finne frem igjen tidligere fakturaer uten å lage nye dokumenter unødvendig.
Når trenger du en fakturakopi?
Det vanligste er at kunden ber om kopi fordi originalen er blitt borte, havnet feil eller ikke ble håndtert med en gang. Du kan også trenge kopien internt hvis du vil kontrollere fakturanummer, varelinjer, forfallsdato eller hvilken betalingsinformasjon som sto på dokumentet. I slike situasjoner er det lurt å starte i fakturaoversikten, slik at du finner riktig faktura før du gjør noe mer.
Hva bør du sjekke før du sender kopien?
Før du sender en fakturakopi videre, bør du kontrollere at du faktisk viser til riktig dokument og at fakturaen fortsatt er gyldig som den står. Hvis det finnes feil i en sendt faktura, er det ofte riktigere å bruke kreditnota enn å sende samme dokument på nytt. Les gjerne mer om hva en kreditnota er og hvordan du lager en kreditnota.
Bruk fakturakopi som dokumentasjon
En kopi er også nyttig som kontrollgrunnlag når du vil se hvordan dokumentet faktisk ser ut for mottakeren. Da kan du sjekke oppsett, logo, betalingsinformasjon og om fakturaen er lett å lese. Det gjør siden om hvordan fakturaene ser ut relevant hvis du ønsker å forbedre oppsettet før neste utsending.