Lagringsbegrensning
Lagringsbegrensning betyr at personopplysninger ikke skal oppbevares lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Når behovet faller bort, skal opplysningene normalt slettes eller anonymiseres. Dette er et praktisk prinsipp som krever mer enn gode intensjoner.
Finnes det en fast lagringstid?
Nei, GDPR setter som hovedregel ikke én generell frist som passer for alle behandlinger. Lagringstiden må vurderes ut fra formålet, risikoen og eventuelle andre regler som krever oppbevaring. Derfor henger lagringsbegrensning tett sammen med både formålsbegrensning, dataminimering og spørsmålet om hvor lenge personopplysninger kan lagres.
Hva bør virksomheten gjøre?
Virksomheten bør fastsette slettefrister eller rutiner for periodisk gjennomgang. Det er ikke nok å skrive i en policy at data skal slettes “når de ikke lenger er nødvendige” hvis ingen faktisk vurderer når det tidspunktet er nådd.
Typiske utfordringer
- data blir liggende i gamle eksportfiler og mapper
- ansvaret for sletting er uklart
- opplysninger beholdes uten at formålet fremdeles er aktivt
God lagringsstyring bør også beskrives tydelig i personvernerklæringen og samordnes med slettingsrutiner.