GDPR og ansattdata: Balansering av personvern og HR-krav
Den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR) har betydelig innvirkning på hvordan organisasjoner håndterer ansattes data. Å finne en balanse mellom ansattes personvernrettigheter og krav til menneskelige ressurser (HR) kan være utfordrende, men det er avgjørende for etterlevelse og opprettholdelse av tillit hos ansatte. Denne artikkelen diskuterer effekten av GDPR på håndtering av ansattes data og gir praktisk veiledning for å oppnå en balanse mellom personvern og HR-krav.
Forstå det juridiske grunnlaget for behandling av ansattdata:
GDPR krever at organisasjoner har et gyldig juridisk grunnlag for å behandle ansattes data. I HR-sammenheng kan flere rettsgrunnlag gjelde, for eksempel at behandling er nødvendig for gjennomføring av en arbeidsavtale eller for å iverksette tiltak før en kontrakt inngås, behandling er nødvendig for å overholde en juridisk forpliktelse (f.eks. lønnsskatt, sosial sikkerhetsbidrag), eller behandling er nødvendig for organisasjonens legitime interesser, forutsatt at den ikke overstyrer individets rettigheter og friheter.
Åpenhet og ansattdata:
Organisasjoner må være transparente med ansatte om behandlingen av deres personopplysninger. Dette innebærer å gi en personvernerklæring som tydelig forklarer formålet og det juridiske grunnlaget for behandling av ansattes data, hvilke typer personopplysninger som samles inn og behandles, datalagringsperioder, ansattes rettigheter i henhold til GDPR, og eventuelle tredjeparter som dataene kan deles med.
Dataminimering og ansattdata:
GDPR legger vekt på prinsippet om dataminimering, som krever at organisasjoner samler inn og behandler kun personopplysningene som er nødvendige for et bestemt formål. For å oppnå dette bør HR-avdelinger begrense innsamlingen av ansattes data til det som er nødvendig for det aktuelle formålet, regelmessig gjennomgå datainnsamlingsprosesser for å sikre kontinuerlig etterlevelse, og unngå overdreven datalagring ved å etablere passende oppbevaringsperioder for ulike typer ansattes data.
Ansattdata og tredjepartsdatabehandlere:
Organisasjoner engasjerer ofte tredjeparts databehandlere for HR-funksjoner, for eksempel lønnsbehandling eller fordelsadministrasjon. For å sikre GDPR-samsvar når de arbeider med tredjeparts databehandlere, bør organisasjoner gjennomføre due diligence for å vurdere databehandlerens retningslinjer og praksis for databeskyttelse, etablere en juridisk bindende databehandlingsavtale som skisserer databehandlerens GDPR-forpliktelser, og regelmessig overvåke databehandlerens overholdelse av GDPR og databehandleravtalen.
Ansattes rettigheter i henhold til GDPR:
Ansatte har flere rettigheter i henhold til GDPR, inkludert retten til å få tilgang til deres personopplysninger som holdes av organisasjonen, retten til å be om retting av unøyaktige personopplysninger, retten til å be om sletting av personopplysningene deres under visse omstendigheter, og rett til å be om begrensning av behandlingen av personopplysningene deres i bestemte situasjoner. Organisasjoner må etablere prosesser for håndtering av ansattes forespørsler på en rettidig og samsvarende måte.
Datasikkerhet og ansattdata:
Organisasjoner må implementere passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte ansattes data. Disse tiltakene kan omfatte å begrense tilgangen til ansattes data til kun autorisert personell, bruke kryptering for å beskytte sensitive ansattes data både i hvile og under transport, og å gjennomføre regelmessige sikkerhetsvurderinger for å identifisere og redusere potensielle risikoer.
Databrudd og ansattdata:
Ved et databrudd som involverer ansattes data, må organisasjoner varsle den relevante databeskyttelsesmyndigheten innen 72 timer etter at de ble oppmerksomme på bruddet, informere berørte ansatte dersom bruddet utgjør en høy risiko for deres rettigheter og friheter, og implementere tiltak for å forhindre fremtidige brudd, for eksempel forbedret sikkerhetskontroll eller opplæring av ansatte.